Afspraken over informatie-uitwisseling tussen de dekens van de orde in het arrondissement en de Raad voor Rechtsbijstand

Aanleiding

De dekens van de orde in het arrondissement en de Raad voor Rechtsbijstand (hierna: de Raad) hebben beiden een eigenstandige verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de rechtsbijstandverlening door de bij de Raad ingeschreven advocaten. Ten aanzien van het toezicht op advocaten geldt dat de primaire bevoegdheid bij de lokale dekens ligt en dat de Raad een eigenstandige bevoegdheid heeft waar het de handhaving van artikel 17 van de Wet op rechtsbijstand (hierna: Wrb) betreft. Voor een goede uitoefening van de opgelegde taken is het zowel voor de dekens als voor de Raad van belang om in een zo vroeg mogelijk stadium over relevantie informatie van elkaar te beschikken. De dekens en de Raad hebben daarom afspraken gemaakt over de informatie-uitwisseling over bijzonderheden.

Dit is belangrijk omdat deze informatie, al dan niet in combinatie met andere informatie die voorhanden is, aanleiding kan zijn voor de deken en/of voor de Raad om een nader onderzoek in te stellen naar de advocaat. De resultaten van een dergelijk onderzoek kunnen aanleiding zijn om op grond van artikel 46f Advocatenwet een klacht te kennis te brengen van de Raad van Discipline, bestuursrechtelijk te handhaven en/of op grond van artikel 17, tweede lid, van de Wrb een maatregel op grond van het Maatregelbeleid op te leggen.

Het Maatregelbeleid is door de Raad opgesteld na overleg met het Ministerie van Justitie en Veiligheid, het dekenberaad, de Nederlandse Orde van Advocaten en de Mediatorsfederatie Nederland. Hierin is vastgelegd op welke wijze en op welk moment de dekens worden betrokken bij een signalering door de Raad.

Een voorbeeld van een situatie waar beide partijen van op de hoogte willen zijn, zonder dat het tuchtrecht of het Maatregelbeleid van toepassing hoeft te zijn, is langdurige ziekte van een advocaat. De deken kan daarbij het kantoor monitoren, een eventuele overdracht van dossiers adviseren en de kantoororganisatie stroomlijnen. De Raad kan op zijn beurt in contact treden met de Orde om eventuele High Trust controles in deze periode doorgang te laten vinden.

Behoefte bij deken

Het is voor het toezicht op advocaten van belang dat de deken in een zo vroeg mogelijk stadium te horen krijgt wanneer de Raad van mening is dat:

• de advocaat niet meer voldoet aan de Inschrijfvoorwaarden, bijvoorbeeld ter zake van:
  • het minimum of maximum aantal zaken per jaar;
  • de deskundigheid op bepaalde rechtsgebieden;
  • de organisatie van het kantoor van de advocaat, zoals:
    • slechte bereikbaarheid
    • de kantoororganisatie is niet goed ingericht
  • de eisen gesteld aan de wijze van indiening van een aanvraag tot toevoeging;
  • de eisen gesteld aan de inrichting en de wijze van indiening van een aanvraag tot vaststelling van een vergoeding en de verslaglegging over de verleende rechtsbijstand.
• de advocaat herhaaldelijk onjuiste informatie (heeft) verschaft aan de Raad;
• de rechtsbijstandverlening van de advocaat niet voldoet aan de eisen van doelmatigheid en zorgvuldigheid;
• er sprake is van mogelijk onrechtmatig of frauduleus handelen;
• er sprake is van zorg over mogelijke financiële problemen bij een kantoor.

Risicomanagement

Voor verdere versterking van het dekenale toezicht, verstrekt de Raad periodiek overzichten met betrekking tot specifieke aanvraag- en declaratiekenmerken in het kader van risicomanagement. Zie hierover een overzicht in een bijlage bij deze afspraken.

Behoefte bij de Raad

Het is voor het toezicht op advocaten van belang dat de Raad in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte wordt gebracht dat:

• de deken een klacht in behandeling heeft over een advocaat, waarbij aspecten met betrekking tot de Wet op de rechtsbijstand of het Besluit vergoeding rechtsbijstand 2000 van toepassing kunnen zijn;
• de deken voornemens is om op korte termijn een spoedschorsing in de uitoefening van de praktijk ex artikel 60ab Advocatenwet op te laten leggen aan een bij de Raad ingeschreven advocaat of een schorsing in de praktijk wegens onbehoorlijke praktijkuitoefening ex artikel 60b Advocatenwet;
• de stage van een advocaat-stagiair is geschorst, bijvoorbeeld door het ontbreken van een patroon;
• een tuchtcollege voor de advocatuur aan een bij de Raad ingeschreven advocaat een maatregel heeft opgelegd die een onvoorwaardelijke schorsing tot gevolg heeft.

Afspraken

De Raad en de dekens van de Orde in het arrondissement spreken af dat:

1. De Raad en de deken in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt elkaar in een zo vroeg mogelijk stadium informeren in de hiervoor genoemde situaties.
2. Na ontvangst van informatie van de Raad zal de deken, indien hij daartoe en na eigen afweging aanleiding ziet, actie ondernemen. De deken geeft aan de Raad - indien relevant voor de Raad en voor zover mogelijk - een terugkoppeling over hetgeen met de verkregen informatie is gedaan.
3. De Raad zal indien hij daartoe - naar eigen afweging  aanleiding ziet, actie ondernemen na ontvangst van informatie van de deken. De Raad geeft aan de delen - indien relevant voor de deken en voor zover mogelijk -  een terugkoppeling over hetgeen met de verkregen informatie is gedaan.
4. Zowel de Raad als de dekens registreren hoe vaak informatie wordt gevraagd, verstrekt en ontvangen zodat inzichtelijk is hoe de onderlinge uitwisseling van informatie zich ontwikkelt en wellicht een uitspraak gedaan kan worden over de effectiviteit van de uitwisseling van informatie ten aanzien van het toezicht op advocaten. Deze cijfers worden elk kwartaal onderling uitgewisseld.
5. De Raad en de dekens gaan onderzoeken of data geautomatiseerd kunnen worden uitgewisseld, bijvoorbeeld m.b.t. behaalde PE-punten.
6. De werking en effectiviteit van deze afspraken wordt gezamenlijk periodiek, ten minste een maal per jaar , geëvalueerd.

Deze afspraken vervangen de eerder gemaakte afspraken d.d. 3 november 2011, met aanvulling in juli 2014 en november 2015.