Privacyverklaring sollicitanten

In deze privacyverklaring informeren wij je over:

• Voor welke doeleinden waarvoor we dat doen en wat de grondslag hiervoor is;
• De persoonsgegevens die wij van jou verwerken als je bij ons solliciteert;
• Met wie wij informatie delen;
• Hoe lang wij jouw gegevens bewaren;
• Welke privacy rechten jij hebt en hoe je deze kunt uitoefenen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uiteraard verwerken wij alleen persoonsgegevens als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. Een wettelijke grondslag is de noodzaak voor het uitvoeren/voorbereiden van een arbeidsovereenkomst/aanstelling en/of toestemming.

Wij verwerken persoonlijke informatie voor de volgende doeleinden:

• Personeelswerving;
• Identificatie;
• Communicatie.

Gaan wij in de toekomst persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruiken dan hieronder benoemd? Dan passen wij deze verklaring aan.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken bij te nemen besluiten geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

De Raad verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten die worden aangeleverd door sollicitanten of uitzendbureaus door middel van een e-mail, formulieren en/of aangehechte cv’s via de website(s) van de Raad of vacaturewebsites. De Raad verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Het kan gaan om de volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatie-informatie:
  • voor- en achternaam/-namen, adres, geboortedatum, geslacht, pasfoto;
  • Contactgegevens: privé e-mailadres en telefoonnummer(s);
• Werkervaring, wanneer en bij welke werkgever(s);
• Opleidingsinformatie: gevolgde opleiding, cursussen, stages;
• Werving gerelateerde informatie zoals cv, motivatie en assessmentgegevens;
• Andere informatie die je meestuurt in je cv of een bijlage zoals een referentie.

Met wie worden je persoonsgegevens gedeeld?

Als je solliciteert kunnen medewerkers van de afdeling HRM jouw gegevens in zien. De gegevens worden door HRM gedeeld met de (leden van de) sollicitatiecommissie en de draagvlakcommissie (indien van toepassing). Deze commissies geven advies aan de directeur over de sollicitanten, die het definitieve besluit neemt.

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt de Raad afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De Raad controleert deze afspraken periodiek. Op dit moment delen wij geen gegevens van sollicitanten met externe partijen.

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Persoonlijke informatie bewaren wij niet langer dan nodig is om het doel waarvoor het is verzameld te bereiken. Meestal zolang er sprake is van een contractuele relatie en zolang als wettelijk vereist of toegestaan is in de geldende wetgeving.

Word je niet geselecteerd voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, of naar aanleiding van een open sollicitatie? Dan bewaren we jouw sollicitatiestukken en contactgegevens nog 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure en als je dit aangeeft in het sollicitatieformulier met jouw toestemming 1 jaar. Dit voor het geval er binnen die tijd een functie vrijkomt die wellicht voor jou interessant is.

In geval van indiensttreding, verwijderen wij jouw gegevens niet omdat deze
noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. In dat geval is de privacyverklaring voor werknemers van de Raad van toepassing.

Welke privacy rechten heb je?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten rond je persoonsgegevens:

• Recht op informatie: de Raad informeert jou over de verwerking van jouw
  gegevens. Daarnaast heb je het recht om aan de Raad te vragen of jouw persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: je hebt het recht om inzage te krijgen in de gegevens die door de Raad worden verwerkt. De Raad zal een overzicht geven welke type persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: je kunt een verzoek tot wijziging van jouw persoonsgegevens indienen bij de Raad, als blijkt dat deze niet juist zijn of deze inmiddels zijn veranderd.
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar je toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, heb je het recht om deze toestemming in te trekken en de Raad te verzoeken om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. In gevallen waar de Raad persoonsgegevens verwerkt uit bijvoorbeeld een wettelijke plicht, is het niet mogelijk om deze gegevens te verwijderen.
• Recht op bezwaar: je hebt het recht om een bezwaar in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als je van mening bent dat de bescherming van privacy zwaarder zou wegen dan het algemene belang van de Raad om persoonsgegevens te verwerken.

Contact

Om gebruik te maken van deze rechten kun je per post of e-mail een verzoek indienen. Het verzoek kun je richten aan de privacy officer via: privacy@rvr.org

of per post via:

Raad voor Rechtsbijstand
t.a.v. Privacy Office
Postbus 70503
5201 CD ‘s-Hertogenbosch

De Raad heeft vanaf de ontvangst van het verzoek een maand de tijd om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen een maand laat de Raad je weten wat er met het verzoek gebeurt. Heeft de Raad meer tijd nodig om de gegevens te verzamelen, dan ontvang je daar ook binnen een maand bericht van. Als het verzoek niet wordt opgevolgd heb je de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Raad, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De Raad kan aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van jouw identiteit en de rechtmatigheid van het verzoek.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacy vragen? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de Raad houdt de Functionaris voor Gegevensbescherming toezicht op de toepassing en de naleving van de AVG. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Dan kun je via e-mail contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van de Raad:

1. van Troost
   r.vtroost@rvr.org

Aldus vastgesteld op 22 januari 2021