Pilot Tijdregistratie Asiel
Het Kenniscentrum start binnenkort samen met de NOvA een pilot tijdregistratie voor asielzaken. Het doel is om een eerste stap te zetten richting effectieve methodieken voor het in kaart brengen van urenbesteding door advocaten en mediators. De pilot richt zich op het ontwikkelen van praktische vormgeving van tijdregistratie.
De pilot behelst twee onderdelen:
- Ontwikkeling van een gestandaardiseerd tijdschrijfformulier. Dit gebeurt met enkele asieladvocaten in mei 2023.*
- Tijdregistratie. Dit gebeurt met 20 tot 40 asieladvocaten gedurende (in eerste instantie) een halfjaar.
Het doel is om te komen tot een formulier en werkwijze voor tijdschrijven die werkzaam zijn voor de advocaat, maar ook voldoende detailinformatie opleveren.
* Het definitieve formulier zal hier te zijner tijd beschikbaar komen.
Fasen pilot
De tijdregistratie zal met een kleine omvang starten en gaandeweg worden uitgebreid. Op die manier kan de pilot snel starten en kan waar nodig worden bijgestuurd.
De geplande fasen zijn:
- Soft-launch. We starten met een kleinere groep advocaten. Zij zullen tijd registreren in spoor-4-zaken die zich vóór de procedurefase bevinden. Indien mogelijk nemen zij ook informatie op over de tijdsbesteding in de voorbereidende fase (alles vóór Dag 1).
- Uitbreiding. Er sluiten zich meer advocaten aan bij de pilot. Advocaten kunnen zich in principe doorlopend blijven aanmelden.
- Retroactief schrijven. Advocaten die ook al een gedetailleerde tijdregistratie bijhielden voorafgaand aan de pilot, kunnen met terugwerkende kracht ook die informatie overzetten naar het ontwikkelde tijdschrijfformulier. Op die manier kunnen meer data worden verzamelend, ook over langlopende (complexe) zaken.
Asieladvocaten gezocht
Voor een succesvolle meting zoeken wij asieladvocaten die willen tijdschrijven met het ontwikkelde formulier gedurende ten minste een halfjaar.
Heeft u interesse in bijdragen aan deze pilot? Dan horen wij dit graag! U kunt dit kenbaar maken via een mail aan Christel Wiskerke (c.wiskerke@advocatenorde.nl).
FAQ
Wat is het doel van de pilot?
Achterhalen hoe het meten van tijdsbesteding zodanig moet worden ingericht dat het een realistisch en meer gedetailleerd beeld van de urenbesteding door advocaten oplevert, met zo min mogelijke administratieve belasting.
Voor herijking is een feitelijke basis (heldere en betrouwbare data over urenbesteding) essentieel. Via onder andere deze pilot wordt een goede en praktische meetmethodiek verkend.
Wat is de looptijd?
De looptijd van de pilot is ten minste 6 maanden. Gaandeweg de looptijd wordt verkend wat er na deze periode gebeurt.
In welk type asielzaken zal tijdregistratie plaatsvinden (scope)?
De exacte scope kan nog wijzigen in de aanloop naar de tijdsmeting.
De pilot richt zich in eerste instantie op zaken in spoor 4. Gemeten wordt de AA (of AA+), de VA, en de lengte van/werkzaamheden in de wachttijd en RVT. De andere sporen zijn bij aanvang buiten scope. Verder nemen we aan dat schriftelijke procedures, indien die opgeschaald worden, binnen scope vallen.
Deze afbakening is met name om te komen tot een werkbaar geheel om mee te starten. In tweede instantie wordt gekeken naar uitbreiding van de scope naar afgeronde zaken (zie Fasen tijdregistratie).
Hoe ziet het formulier eruit? Wat meten jullie?
Het formulier is nog in ontwikkeling. In mei 2023 vonden hiertoe twee ontwerpsessies plaats met asieladvocaten.
De insteek is om de werkzaamheden in te delen naar de fasen van het asielproces. De exacte categorisering en indeling van de werkzaamheden wordt nog bepaald.
Daarnaast zal het formulier invulvelden bevatten voor alle zaakkenmerken die relevant kunnen zijn voor de tijdsbesteding. Zoals het land van herkomst, complicerende factoren, etc. Op die manier kan in analyse de tijdsbesteding worden verklaard op basis van het type zaak.
Worden conclusies getrokken voor herijking?
Nee. De pilot richt zicht op methodiekontwikkeling. De verzamelde data zijn te klein in omvang en te divers om er valide conclusies voor herijking aan de verbinden.
Is er een vergoeding voor deelname aan de pilot?
Ja. De hoogte en berekening hiervan worden nog vastgesteld.
Waarom gedetailleerd tijdschrijven voor een forfaitaire vergoeding?
Herijking van forfaitaire vergoedingen heeft een feitelijke basis nodig. En dus moeten zo veel mogelijk feiten worden verzameld. Detaildata over de urenbesteding (verzameld via tijdregistratie) helpen zo een valide basis te vormen.