Zoeken

Pilot Tijdregistratie Asiel


Het Kenniscentrum start binnenkort samen met de NOvA een pilot tijdregistratie voor asielzaken. Het doel is om een eerste stap te zetten richting effectieve methodieken voor het in kaart brengen van urenbesteding door advocaten en mediators. De pilot richt zich op het ontwikkelen van praktische vormgeving van tijdregistratie.

Er zal gedurende een half jaar tijd worden geschreven in een speciaal hiervoor ontwikkeld tijdschrijfformulier. De deelnemende asieladvocaten registreren zowel tijd in hun lopende zaken als uit afgeronde zaken. Gedurende alle fasen worden lessen getrokken ten aanzien van tijdregistratie.

Fasen pilot

De pilot behelst drie fasen:

Voorbereiding   De methodiek wordt ontwikkeld: we maken afspraken over de werkwijze, en er wordt een gestandaardiseerd tijdschrijfformulier ontwikkeld. Beide gebeuren in samenwerking met asieladvocaten. Het doel is om te komen tot een methodiek die zowel werkzaam is als ook voldoende detailinformatie oplevert.

Tijdregistratie   Dit gebeurt met 20 asieladvocaten gedurende (in eerste instantie) een half jaar: van 1 oktober 2023 tot 1 april 2024. Op termijn kan de pilot, indien gewenst, worden uitgebreid. Advocaten kunnen zich gaandeweg blijven aanmelden als deelnemer.

Evaluatie   Samen met de deelnemers worden lessen getrokken en gerapporteerd ten bate van methodiekontwikkeling voor tijdregistratie.

Vergoeding

Deelnemers kunnen werkzaamheden voor de pilot declareren. De deelnemers worden hierover via e-mail nader geïnformeerd.

Asieladvocaten gezocht

Voor een succesvolle meting zoeken wij asieladvocaten die willen tijdschrijven met het ontwikkelde formulier gedurende ten minste een halfjaar.

Heeft u interesse in bijdragen aan deze pilot? Dan horen wij dit graag! U kunt dit kenbaar maken via een mail aan Christel Wiskerke (c.wiskerke@advocatenorde.nl).

FAQ

Wat is het doel van de pilot?

Achterhalen hoe het meten van tijdsbesteding zodanig moet worden ingericht dat het een realistisch en meer gedetailleerd beeld van de urenbesteding door advocaten oplevert, met zo min mogelijke administratieve belasting.

Voor herijking is een feitelijke basis (heldere en betrouwbare data over urenbesteding) essentieel. Via onder andere deze pilot wordt een goede en praktische meetmethodiek verkend.

Wat behelst deelname aan de pilot?

Tijdschrijven via het formulier, en eventuele online bijeenkomsten.

De tijdsbesteding voor het tijdschrijven zal afhangen van het aantal zaken waarin een deelnemer tijdschrijft. De verwachting is dat één zaak invullen ongeveer een halfuur kost. Het aantal zaken dat iedere deelnemer schrijft ligt nog niet vast. De insteek is om gezamenlijk te bepalen wat voldoende en haalbaar is.

Daarnaast vragen we deelname aan ten minste een startbijeenkomst (een uur, online) en op termijn mogelijke vervolgbijeenkomsten (idem). Een eerste inschatting is twee of drie bijeenkomsten op jaarbasis.

Wat is de looptijd?

De fase van tijdregistratie loopt in eerste instantie van 1 oktober 2023 tot 1 april 2024 (6 maanden). Gaandeweg de looptijd wordt verkend wat er na deze periode gebeurt.

Hoe kan deze pilot maar 6 maanden duren, terwijl de wachttijd bij asielzaken zo lang is?

We zijn ervan bewust dat de wachttijd in veel zaken de duur van de pilot overstijgt. De wens was wel om een beknopte pilot te houden, zodat er op afzienbare termijn lering uit kon worden getrokken. Daarom is besloten tot de volgende oplossing: sommige deelnemers zullen/kunnen 'retroactief schrijven', i.e. werkzaamheden in het verleden overnemen in het pilotformulier op basis van hun registratiesystemen, zoals BaseNet. Op die manier kunnen volledige zaken worden geregistreerd. Daarnaast kan data-analyse mogelijk enkele vraagstukken oplossen, zoals de invloed van de duur van de wachttijd op de bestede uren. Ook hieruit kan het Kenniscentrum lering trekken voor toekomstige methodieken (analyse is ook ter lering, en zal in deze pilot niet resulteren in conclusies over de tijdsbesteding).

In welk type asielzaken zal tijdregistratie plaatsvinden (scope)?

De exacte scope kan nog wijzigen in de aanloop naar de tijdsmeting.

Sporen   De pilot richt zich in eerste instantie op zaken in spoor 4 en de PIP. Gemeten worden de AA (of AA+), de VA (indien die volgt op spoor 4), en de lengte van en werkzaamheden in de wachttijd. De andere sporen zijn bij aanvang buiten scope. Deze afbakening is met name om te komen tot een werkbaar geheel.

Afgelopen & lopende zaken   Alle deelnemers kunnen tijd registreren in lopende zaken. Deelnemende advocaten die ook al een gedetailleerde tijdregistratie bijhielden voorafgaand aan de pilot, kunnen met terugwerkende kracht ook die informatie overzetten naar het ontwikkelde tijdschrijfformulier. Dit noemen we 'retroactief schrijven'. Op deze manier kunnen meer data worden verzamelend, ook over de wachttijd en over langlopende (complexe) zaken.

Hoe ziet het tijdschrijfformulier eruit? Wat moet ik invullen?

Samen met asieladvocaten is een volledige en heldere lijst met werkzaamheden opgesteld. Deze zijn opgesplitst naar de fasen van het asielproces. De fasen als volgt gedefinieerd:

  • Wachttijd & dag-1
  • Nader gehoor
  • Voornemen & zienswijze
  • VA
  • Beschikking

Daarnaast bevat het formulier invulvelden voor alle zaakkenmerken die relevant kunnen zijn voor de tijdsbesteding. Zoals de lengte van de wachttijd, het land van herkomst, spoorwisseling etc. Op die manier kan in analyse de tijdsbesteding worden verklaard op basis van het type zaak.

Worden conclusies getrokken voor herijking?

Nee. De pilot richt zich op methodiekontwikkeling. De verzamelde data zijn te klein in omvang en te divers om er valide conclusies voor herijking aan de verbinden.

Waarom gedetailleerd tijdschrijven voor een forfaitaire vergoeding?

Herijking van forfaitaire vergoedingen heeft een feitelijke basis nodig. En dus moeten zo veel mogelijk feiten worden verzameld. Detaildata over de urenbesteding (verzameld via tijdregistratie) helpen zo een valide basis te vormen.